Process mining: efficiënter werken door diepe inzichten én directe automatisering

31-03-2023

Inzichten zijn pas echt handig wanneer je er direct actie op kunt ondernemen. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor process mining, een ongeëvenaard krachtige tool die een 360-gradenbeeld oplevert van je bedrijfsprocessen, inclusief verborgen knelpunten en verbeterkansen. Vervolgens kun je direct die processen automatiseren; soms zonder dat je daar zelf moeite voor hoeft te doen. Daardoor werk je stukken efficiënter, ook wanneer er verschillende afdelingen en systemen bij het proces betrokken zijn. In deze longread maak je kennis met deze oplossing.

Inhoud

1. Wat is process mining?

2. Is deze oplossing geschikt voor mijn organisatie?

3. Hoe gaat process mining te werk?

4. Wat zijn de vervolgstappen?

5. Waarom kiezen voor IBM Process Mining?

1. Wat is process mining?

Process mining is een datagedreven oplossing die zorgt voor een volledig, organisatiebreed beeld van processen binnen een organisatie. Het gaat om zowel handmatige taken (task mining) en automatisch uitgevoerde processen (process mining). Hiervoor worden logs gebruikt: bestanden die de gebeurtenissen van een bepaald proces bijhouden. Door die te analyseren ontstaat een 360-gradenbeeld van alle processen binnen de organisatie. Dat is inclusief verborgen inefficiënties, knelpunten en verbeterkansen. Op basis daarvan kun je je bedrijfsvoering optimaliseren. Het is immers ook mogelijk om niet alleen het grote overzicht te bekijken, maar ook om taken op detailniveau te inspecteren. Die flexibele schaal zorgt voor veel nuttige inzichten.

Ter vergelijking: wanneer ‘vroeger’ begonnen werd met procesoptimalisatie, werd dat vaak gedaan op basis van interviews met medewerkers. Dat leverde bruikbare informatie op, maar soms ook verwarring: sommige ervaringen leken elkaar tegen te spreken en bepaalde knelpunten bleven verborgen. Process mining zorgt niet alleen voor een volledig én door data – dus feiten – onderbouwd beeld, maar ook voor een centraal overzicht: een echte single source of truth.

Tot slot: dankzij al die data kun je een digital twin bouwen: een virtuele, maar verder gehele identieke versie van je organisatie. Hiermee kun je veilig allerlei – vaak ingrijpende – scenario’s testen, voordat je ze besluit uit te rollen. Wat zou er gebeuren als je deze taak door één persoon zou laten uitvoeren in plaats van twee? Hoe zou een softwarematige oplossing dit proces aanpakken? Dankzij process mining krijg je onderbouwing voor zulke keuzes. Zie het als een datagedreven glazen bol. Belangrijk: deze oplossing maakt gebruik van bestaande data en verstoort je processen niet.

2. Is deze oplossing geschikt voor mijn organisatie?

Het korte antwoord: process mining is geschikt voor iedere organisatie. De sector en de grootte doen er niet toe. Elk bedrijf heeft immers te maken met processen, deels handmatig en deels geautomatiseerd.

In sommige sectoren is het van groot belang dat je inefficiënties en knelpunten blootlegt. Denk aan e-commerce en financiën, branches waarin klanten snel overstappen als ze vinden dat het te lang duurt voor ze geholpen worden. Om een optimale user experience neer te zetten, moet je die constant én snel optimaliseren. Het 360-gradenbeeld en de digital twin maken dat veel gemakkelijker. Ook bedrijven die willen automatiseren om de krapte op de arbeidsmarkt op te vangen, hebben baat bij deze oplossing. Tot slot is deze oplossing warm aanbevolen wanneer je te maken hebt met fusies of overnames. Er komt dan veel ‘vreemde’ IT je organisatie binnen, wat tot een gebrek aan overzicht leidt. Dankzij process mining krijg je dat inzicht alsnog.

Het maakt trouwens niet uit wanneer je met de implementatie van deze tool begint. De oplossing vormt dankzij het 360-gradenbeeld een uitstekend fundament voor je eerste stappen op het gebied van automatisering. Ook wanneer je al veel processen hebt geautomatiseerd, is dat totaalbeeld handig. Elke bedrijfsvoering verandert en dan moeten zaken bijgesteld worden.

3. Hoe gaat process mining te werk?

Zo zet je process mining de eerste keer op:

• Je verzamelt data die inzicht geeft in je processen. Dit zijn meestal log files van je relevante systemen en applicaties.

• Je hebt een scherpe omkadering nodig: om welk proces gaat het, waar begint dat en waar eindigt het? Dit vraagt om een goed voorbereiding.

• Je installeert de process-mining-oplossing.

• Je voert de data in.

• Je ‘voert’ één of meerdere scenario’s aan de digital twin.

• Binnen een dag of twee krijg je je eerste resultaten.

• Daarna kun je het proces ook daadwerkelijk optimaliseren, met name door het te automatiseren.

4. Wat zijn de vervolgstappen?

Heb je nu in beeld dat bepaalde informatie vier keer handmatig overgetypt wordt, of dat het tijdig uitvoeren van specifieke repeterende taken afhangt van één persoon? Dan wordt het tijd om die processen te automatiseren. Let op: sommige bedrijven willen te veel processen in één keer optimaliseren. Het is beter om prioriteiten te stellen en eerst serieuze knelpunten aan te pakken.

Zijn die er niet? Dan kun je het beste beginnen met processen die je eenvoudig kunt automatiseren, die tegelijkertijd grote, positieve gevolgen hebben. Ondertussen kun je met process mining je nieuwe automatiseringen monitoren.

Voor grotere organisaties is het raadzaam om regelmatig alle processen te analyseren, om ze bij te sturen en zo het overzicht te behouden. Processen veranderen nu eenmaal; hetzij door menselijk gedrag, hetzij door de introductie van nieuwe systemen. Het is mogelijk om continu analyses uit te voeren, bijvoorbeeld wanneer je in een heel dynamische markt opereert. Om het halfjaar of het jaar is echter ook prima.

De frequentie hangt dus echt af van je bedrijfsvoering en het karakter van je organisatie. Maar voor ieder geval geldt: wie zo snel mogelijk actie wil ondernemen en processen wil automatiseren, kan terecht bij IBM Process Mining.

5. Waarom kiezen voor IBM Process Mining?

De producten en diensten van IBM klikken goed in elkaar. IBM Process Mining levert een vrijwel kant-en-klaar model op, dat je via aanvullende modules direct om kunt zetten in automatisering door bijvoorbeeld robotic proces automation (RPA) en business process management (BPM). In andere woorden: je automatiseert je automatiseringen. Ook kun je gebruikmaken van de krachtige kunstmatige intelligentie van IBM Watson, die het mogelijk maakt om dergelijke analyses in slechts een paar dagen tijd uit te laten voeren.

Meer weten? IBM heeft een handige uitlegvideo gemaakt over process mining

Ben je op zoek naar een partner die je met process mining helpt? Novadoc is als officieel partner gespecialiseerd in het IBM-portfolio inzetten binnen bedrijven, om zo hun business te verbeteren. Je kunt bij Novadoc niet alleen terecht voor hulp met analyses, maar ook met het daadwerkelijke automatiseren op basis daarvan. 

Wil je meer weten? Neem gerust contact op voor een consult, inclusief demo:

Novadoc ECM BV

Papendorpseweg 97

3528 BJ Utrecht

T: 088-2009500

@: info@novadoc.nl