Zo zet het UWV slim documenten om in data

Twintig procent van alle informatie is ‘gebruiksklare’ gestructureerde data. De overige tachtig procent bevindt zich in content als documenten en webpagina’s. Dankzij data capture kun je al die informatie alsnog voor je laten werken. Dit blog gaat over hoe het UWV met deze technologie werkt, dankzij de hulp van automatiseringspartner OD-Solutions.

Overheidsinstelling UWV houdt zich bezig met diverse wetten en uitkeringen rondom werk en inkomen. De organisatie zet sterk in op automatisering van verschillende processen, waaronder de informatievoorziening en service voor cliënten. In het hedendaagse internettijdperk willen zij niet langer een paar weken op het antwoord op hun vragen wachten. Binnen een paar werkdagen moet het antwoord binnen zijn. Dat gaat des te sneller wanneer de UWV-medewerkers over de relevante informatie beschikken om een antwoord te formuleren.

Hoe werkt data capture?

Het UWV is bij uitstek een organisatie waarin veel met documenten wordt gewerkt. Er zijn bijvoorbeeld loonstrookjes en arbeidscontracten nodig alvorens een WW-uitkering toegekend kan worden. Deze informatie is echter nog geen data, terwijl je data nodig hebt voor automatisering. Om specifieker te zijn, gaat in het in het geval van het UWV core automation: het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, die de kern van de bedrijfsvoering vormen. Dankzij data capture kun je relevante data ‘onttrekken’ aan documenten. Daarmee worden potentiële data geïdentificeerd en geclassificeerd. Daarop volgt een validatie: zijn deze data bruikbaar en betrouwbaar? Vervolgens heb je de beschikking over nieuwe gestructureerde data voor je automatiseringen.

Om data capture mogelijk te maken werkt het UWV samen met OD-Solutions. Deze organisatie is gespecialiseerd in document processing: het digitaliseren van (papieren) documenten, zodat die vervolgens gebruikt kunnen worden voor bedrijfsautomatisering. OD-Solutions zet slimme taaltechnologie van IBM Watson in die deze informatie kan ‘lezen’. Door de modulaire opzet van de automatiseringstechnologie van IBM, kunnen vervolgens andere oplossingen en processen worden gekoppeld. Dankzij data capture kan het UWV dus niet alleen gemakkelijk content omzetten in bruikbare data, maar die vervolgens ook delen om andere bedrijfsprocessen te stroomlijnen.

Nieuwe invoermogelijkheid: mobile capture

Wanneer je gemakkelijk content om kunt zetten in data, is het logisch om nog meer content te verzamelen. Een interessante mogelijkheid is mobile capture. Hiermee kunnen gebruikers hun documenten fotograferen met hun telefoon en vervolgens uploaden via de mobiele website. De smartphone wordt volop gebruikt voor een keur aan activiteiten: van e-mails lezen tot internetbankieren. Het UWV heeft dan ook een eigen app om onder meer inkomstenaangifte te doen. Als je daaraan gewend bent, waarom zou je dan nog overschakelen op je laptop om je documenten aan te leveren?

Voor wie is data capture nog meer interessant?

Data capture is geschikt voor alle organisaties die veel met documenten werken. Denk aan verzekeraars, bankiers en notarissen. Van hen wordt verwacht dat ze hun cliënten zo snel mogelijk helpen. Om van die tachtig procent ongestructureerde content vervolgens bruikbare data kunnen maken, helpt hen om een nog snellere en betere service te verlenen.

Wil je meer weten over data capture en OD-Solutions? Download dan het e-book Use case: data capture. Slim data uit documenten ophalen. Daarin lees je ook over (mogelijke) verdere automatiseringen, op basis van data capture.