Workflows opstarten via een chatbot

Workflows zijn essentieel voor het automatiseren van je bedrijfsprocessen. Die kunnen op verschillende manieren worden geactiveerd: bijvoorbeeld via een chatbot, die zelfs aangestuurd kan worden via WhatsApp. Dit blog gaat over hoe een slimme chatbot een HR-afdeling veel werk uit handen neemt, dankzij de hulp van automatiseringspartner Novadoc.

Automatisering kan abstract klinken. Er gebeurt van alles ‘onder de motorkap’, waar je als het goed is zelf geen omkijken naar hebt. De gevolgen merk je echter wel. Daarom lichten we graag een praktijkvoorbeeld uit. Een Nederlandse organisatie merkt dat de HR-afdeling veel tijd kwijt is met het beantwoorden van standaardvragen als ‘hoeveel vakantiedagen heb ik nog?’. Verlofdagen aanvragen is gelukkig een uitgerekend voorbeeld van een proces dat gestroomlijnd kan worden met een workflow. Een mogelijke oplossing: geef je gewenste vrije uren door in je digitale agenda. Dit is het begin van een workflow.

Wat zijn workflows?

Workflows zijn stapsgewijze processen die aangestuurd worden via data. Ze zijn essentieel voor hyperautomation: het automatiseren van bedrijfsprocessen. Vergelijk het met naar je collega toelopen of een mailtje sturen, zodat deze weet dat jij je deel van het werk afhebt en verder kan met die taak. Het grote voordeel is echter dat je je collega helemaal geen seintje hoeft te geven; in sommige gevallen hoeven jullie zelfs helemaal geen actie te ondernemen. De workflow neemt alle werkzaamheden over.

In het geval van het verlofverzoek: de workflowautomatisering checkt eerst of je überhaupt nog voldoende vrije dagen hebt. Indien dat zo is, wordt je verzoek doorgeven aan HR. Die moet dan nog handmatig je verzoek beoordelen en goedkeuren, maar is daar veel minder tijd aan kwijt. Zodra je verzoek is goedgekeurd, worden die vrije uren verrekend met het totaal, dat je bovendien gewoon in je agenda kunt zien. Dan hoef je dat ook niet meer aan HR te vragen.

Antwoord binnen een paar seconden

HR krijgt natuurlijk ook andere vragen binnen, zoals over zwangerschapsverlof of het al dan niet vergoeden van een werklaptop. De medewerkers vragen zich af of er daarom niet nog meer geautomatiseerd kan worden. Novadoc wordt uitgenodigd om bij het gesprek aan te sluiten. Dit is Nederlandse grootste IBM-expert en heeft dan ook ruime ervaring met de IBM Business Automation Suite. Novadoc denkt aan de slimme taaltechnologie IBM Watson, die vragen kan ‘lezen’ en de antwoorden daarop kan vinden. Die staan bijvoorbeeld in het HR-handboek, of in een cao.

Om bovenstaande workflow geautomatiseerd op te starten, wordt gebruikgemaakt van een chatbot die gekoppeld is aan IBM Watson. Het grote voordeel daarvan is dat niet al die vragen en de antwoorden in de bot geprogrammeerd hoeven te worden. Bovendien kunnen de te raadplegen documenten veranderen; handboeken en cao’s worden immers vaak bijgewerkt. Een ander voorbeeld: wanneer laptops duurder worden, moet het drempelbedrag voor een vergoeding ook worden bijgewerkt. De chatbot leest dan altijd de recentste versie van het document en geeft op basis daarvan antwoord. De chatbot kan zelfs verbonden worden met WhatsApp. Een appje is dan genoeg om binnen een paar antwoord te krijgen op je vraag – binnen een paar seconden, ongeacht de dag of tijdstip.

Ben je geïnteresseerd in hoe je met chatbots en WhatsApp workflows kunnen opstarten en wat je aan de hand daarvan allemaal nog meer kunt automatiseren? Of wil je meer weten over Novadoc? Download dan het e-book Use case: content services. Een slimme chatbot voor de HR-afdeling.